Die Aktenführung ist noch immer freigestellt, aber es gibt selbstverständlich deutliche Vorteile im Falle der elektronischen Aktenführung. Die Fortbildung zeigt Ihnen noch einmal die Vor- und Nachteile auf. Die Fortbildung berücksichtigt bereits die ab 01.07.2022 in Kraft tretende elektronische Urkundensammlung.
Eine Kapitalerhöhung ist eines der Standardgeschäfte im Gesellschaftsrecht. Lassen Sie dies nicht zum Problemfall werden, falls ein fachlich versierter Mitarbeiter ausfällt.
Ein Posteingang ist nicht nur physischer Art, daher wird in diesem Webinar jegliche Art von mögli-chen Posteingängen und deren konkrete Verarbeitungsart betrachtet. Transparente Abläufe sind enorm wichtig. Jeder Posteingang könnte auch eine Anlage zu einer Urkunde darstellen, welche digital unter Vorgabe der neuen Rechtsnormen zu verarbeiten ist.
Ein einheitlicher Workflow führt zu mehr Effizienz im Team. Nehmen Sie auch extern arbeitende Mitarbeiter (Home Office oder externe Kräfte) mit. Wie dies funktioniert erfahren Sie in diesem Webinar.
Nach einem Termin sollten die Beteiligten schnellstmöglich von den Urkunden Abschriften und/oder Dateien erhalten. Häufig ist dies für Investitionen auch sehr wichtig. Ein optimal und zeitlich effektiver Workflow ist existentiell an genau dieser Stelle sehr wichtig. Die Praxis zeigt zudem, dass es genau hier die größten Probleme aufgrund Zeitverzögerungen gibt. Lösungen erörtern wir in diesem Webinar.
Wettbewerb macht auch im Notarbereich nicht halt und wer nicht Schritt hält, ist nicht gut beraten. Flexibilität ist verpflichtend, denn nur so können neue Mitarbeiter gewonnen und gehalten werden. Welche Anforderungen sind heute erforderlich, um der Attraktivität und dem Wettbewerb standzuhalten? Fragen, die im Webinar beantwortet werden.
Ein Kanzleihandbuch hilft problemlos neue Mitarbeiter aufzunehmen, ohne das Bestandsteam dauerhaft zu belasten. Rückfragen zu Abläufen und dergleichen können in einem Handbuch niedergelegt werden. Wir lernen, was sinnvoll ist aufzunehmen und wie dies auch zukunftsorientiert angepasst werden könnte.
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Verantwortlicher auf der Webseite von Zoom ist der Anbieter von ZOOM selbst, der für die Datenverarbeitung verantwortlich ist. Der Aufruf der Webseite ZOOM ist nur für einen Download der Software im Rahmen der Nutzung eines online-meetings, online-Webinars oder Live-Calls erforderlich.
Ein Download ist nicht zwingend erforderlich, da auch ein Beitritt zum online-meeting unter Nutzung des Browsers möglich ist. Nähere Informationen erfahren Sie auf der Webseite von ZOOM.
Ein Beitritt zum meeting ist auch mittels Meeting-ID und ggf. weiteren Zugangsdaten direkt in der „Zoom“-App möglich.
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkungen der Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich diesbezüglich jederzeit an uns wenden.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Zur Nutzung von ZOOM müssen verschiedene Daten abgefragt werden, um einen reibungslosen Ablauf der Webinare, online-meeting und Videokonferenzen zu gewährleisten.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Beim Beitritt in einen meeting-Raum im Rahmen eines online-meetings ist die Angabe Ihres Namens erforderlich.
Wir verwenden ZOOM für die Durchführung von online-meetings, Live Webinaren, Live Calls. Online-meetings bzw. Webinare werden grundsätzlich aufgezeichnet, um sie danach an die Teilnehmer zu versenden. Die Tatsache der Aufzeichnung wird jedem Teilnehmer zudem in der App von ZOOM angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines online-meetings erforderlich ist, werden die Chatinhalte protokolliert. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Bei Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei ZOOM als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über online-meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei ZOOM gespeichert werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und / oder auf unseren berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), da wir ein berechtigtes Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen haben. Grundsatz der Datenverarbeitung ist generell § 26 BDSG.
Die von Ihnen an uns per von Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an einem online-meeting, online-Webinar oder Live Call verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind.
Einzelne Inhalte aus einem online-meeting oder online-Webinar können dazu dienen, Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und sind damit zur Weitergabe bestimmt. Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.
Als Host besteht die Möglichkeit im Falle von Mißbrauchs der Daten durch einen Benutzer, diesen bei ZOOM direkt zu melden. In diesem Fall werden wir die Daten des betroffenen Bentutzers an ZOOM vollständig übergeben, die erforderlich sind, rechtliche Schritte wegen des Mißbrauchs seitens ZOOM vorzunehmen.
Wir weisen darauf hin, dass durch die Nutzung von ZOOM die Möglichkeit besteht, dass Daten der Nutzer außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. Hierdurch können gesteigerte Risiken für die Nutzer insofern bestehen, als dass z.B. der spätere Zugriff auf die Nutzerdaten erschwert werden kann. Auch haben wir keinen Zugriff auf diese Nutzerdaten. Die Zugriffsmöglichkeit liegt ausschließlich bei ZOOM.
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Personenbezogene Daten werden nicht länger als nötig gespeichert und von uns gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht, dies kann z.B. die Erfüllung einer vertraglichen Leistung sein, aber auch die Prüfung von Gewährleistungs- und Garantieansprüchen, sofern das Gesetz keine anderen Aufbewahrungsfristen vorsieht.
Die insoweit erhobenen Daten werden gelöscht, sobald die Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist. Hierbei müssen wir aber steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen beachten.
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31. Juli 2020
Notariat All-in 1 Service GmbH
Unsere Webinare werden mittels der Software des Drittanbieters Zoom® veranstaltet. Im folgenden Abschnitt erfahren Sie alles was Sie für die Teilnahme an unseren Webinaren, im Zusammenhang mit der Bedienung von Zoom® wissen müssen. (Zoom® ist ein Produkt von Zoom.us)
So funktioniert es:
Nach erfolgter Buchung erhalten Sie eine Bestätigung zur Buchung und die Rechnung zu Ihrer Buchung im PDF Format.
Pünktlich zum Webinar-Termin erhalten Sie die Zugangsdaten an die von Ihnen angegebenen E-Mail Adressen.
Bitte richten Sie sich zeitlich so ein, dass Sie sich einige Minuten vor dem Start des Online-Webinars bereits im meeting-Raum befinden. Dies ist im eigenen Interesse wichtig, um eventuelle technische Probleme frühzeitig lösen zu können. Insbesondere bei der Einwahl via Telefon erfordert dies einen Moment länger.
Während des Webinars sind alle Teilnehmer stumm geschaltet, Sie hören und sehen lediglich den Referenten nebst seiner Präsentation. Unter Nutzung der Chatfunktion können Sie gerne während des Webinars Fragen stellen oder Anmerkungen anbringen. Sie sehen hierbei auch im Chatbereich die Fragen und Anmerkungen anderer Teilnehmer und haben hierdurch eine interaktive Teilnahmemöglichkeit.
Technische Voraussetzungen
Es sind keine besonderen technischen Voraussetzungen erforderlich. Sie benötigen:
Sie können bereits vor Teilnahme die Funktionalität Ihrer Geräte testen. Hierfür nutzen Sie bitte die Seite von ZOOM: Funktionstest ZOOM Sie können sich auch direkt auf der ZOOM-Seite zum Beitritt und Ablauf des Meetings informieren unter Teilnahme am ZOOM-meeting
