Datenschutzerklärung

für die Nutzung für online-meetings und Live-Webinaren via Video unter Verwendung von ZOOM

• Allgemeine Informationen

In Ergänzung zu der allgemeinen Datenschutzerklärung, die Sie hier Datenschutzerklärung finden, möchten wir Sie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom Video Communications, Inc., nachstehend kurz „ZOOM“ genannt, informieren:

• Verantwortlicher

Verantwortlicher auf der Webseite „NotarHub“ für die Verarbeitung von Daten im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von online-meetings, Telefonkonferenzen und Live-Webinaren unter Verwendung von ZOOM ist:

Notariat All-in 1 Service GmbH

Bianka Schimanski

Igelsteig 9

12557 Berlin

Deutschland

Tel. 0049 30 62932965-0

email: datenschutz (at) notarhub.de

Verantwortlicher auf der Webseite von Zoom ist der Anbieter von ZOOM selbst, der für die Datenverarbeitung verantwortlich ist. Der Aufruf der Webseite ZOOM ist nur für einen Download der Software im Rahmen der Nutzung eines online-meetings, online-Webinars oder Live-Calls  erforderlich.

Ein Download ist nicht zwingend erforderlich, da auch ein Beitritt zum online-meeting unter Nutzung des Browsers möglich ist. Nähere Informationen erfahren Sie auf der Webseite von ZOOM.

Ein Beitritt zum meeting ist auch mittels Meeting-ID und ggf. weiteren Zugangsdaten direkt in der „Zoom“-App möglich.

• Rechte der Nutzer und Betroffenen

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkungen der Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich diesbezüglich jederzeit an uns wenden.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

• Informationen zur Datenverarbeitung

Zur Nutzung von ZOOM müssen verschiedene Daten abgefragt werden, um einen reibungslosen Ablauf der Webinare, online-meeting und Videokonferenzen zu gewährleisten.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional),
• Abteilung und/oder Mitarbeiter (optional)
• Meeting-Metadaten (auch für Webinare und Live Calls): Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
• Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Eventuell können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Beim Beitritt in einen meeting-Raum im Rahmen eines online-meetings ist die Angabe Ihres Namens erforderlich.

• Art der Datenverarbeitung

Wir verwenden ZOOM für die Durchführung von online-meetings, Live Webinaren, Live Calls. Online-meetings bzw. Webinare werden grundsätzlich aufgezeichnet, um sie danach an die Teilnehmer zu versenden. Die Tatsache der Aufzeichnung wird jedem Teilnehmer zudem in der App von ZOOM angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines online-meetings erforderlich ist, werden die Chatinhalte protokolliert. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Bei Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei ZOOM als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über online-meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei ZOOM gespeichert werden. 

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

• Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und / oder auf unseren berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), da wir ein berechtigtes Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen haben. Grundsatz der Datenverarbeitung ist generell § 26 BDSG.

Die von Ihnen an uns per von Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

• Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an einem online-meeting, online-Webinar oder Live Call verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind.

Einzelne Inhalte aus einem online-meeting oder online-Webinar können dazu dienen, Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und sind damit zur Weitergabe bestimmt. Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Als Host besteht die Möglichkeit im Falle von Mißbrauchs der Daten durch einen Benutzer, diesen bei ZOOM direkt zu melden. In diesem Fall werden wir die Daten des betroffenen Bentutzers an ZOOM vollständig übergeben, die erforderlich sind, rechtliche Schritte wegen des Mißbrauchs seitens ZOOM vorzunehmen.

• Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Wir weisen darauf hin, dass durch die Nutzung von ZOOM die Möglichkeit besteht, dass Daten der Nutzer außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. Hierdurch können gesteigerte Risiken für die Nutzer insofern bestehen, als dass z.B. der spätere Zugriff auf die Nutzerdaten erschwert werden kann. Auch haben wir keinen Zugriff auf diese Nutzerdaten. Die Zugriffsmöglichkeit liegt ausschließlich bei ZOOM.

ZOOM ist zertifiziert und hat sich damit verpflichtet, die europäischen Datenschutzstandards einzuhalten. Ein den Anforderungen des § 28 DSGVO entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag ist mit ZOOM abgeschlossen.

• Löschung der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden nicht länger als nötig gespeichert und von uns gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht, dies kann z.B. die Erfüllung einer vertraglichen Leistung sein, aber auch die Prüfung von Gewährleistungs- und Garantieansprüchen, sofern das Gesetz keine anderen Aufbewahrungsfristen vorsieht.

Die insoweit erhobenen Daten werden gelöscht, sobald die Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist. Hierbei müssen wir aber steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen beachten.

• Beschwerde gegenüber Aufsichtsbehörde

Jeder Nutzer oder Betroffene hat das Recht auf Beschwerde gegenüber der Aufsichtsbehörde, sofern er der Ansicht ist, dass ihn betreffende Daten durch den Anbieter unter Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verarbeitet werden (vgl. auch Art. 77 DSGVO).

31. Juli 2020

Notariat All-in 1 Service GmbH