Das NotAktVV hat uns bereits im Oktober 2020 die Vorgaben geliefert, was erforderlich ist, um die Notarnebenakte ausnahmslos elektronisch zu führen. Nun ja, ganz digital geht es auch nicht, wären da nicht die Papierdokumente, die vom Gesetzgeber die Schriftform vorgeben, oder die wir noch in Papierform dem nicht elektronisch geführten Grundbuchamt überreichen müssen.
Grundsätzlich wird sich der gesamte Workflow hinsichtlich dieser Aktenführung innerhalb des Büros ändern müssen, da verstärkt Personal im Bereich der einfachen Zuarbeit, wie z.B. scannen von Posteingängen und/oder Urkundenanlagen o.ä. benötigt wird, während sich die Sachbearbeitung auf das fachlich anspruchsvolle Kerngeschäft kümmern kann.
Bei der Ablage innerhalb der elektronischen Notarnebenakte ist aktuell kein konkretes Format vorgeschrieben, in dem die Dokumente elektronisch abzuspeichern sind. Generell gilt: Es soll ein gängiges Format sein; genannt wird immer wieder das PDF-Format, welches uns im XNP-Bereich ohnehin bereits begleitet. Weiterhin muss gewährleistet sein, dass sowohl die Akte, als auch Teilbereiche exportiert werden können. In einer gängigen Notariatssoftware-ist dies unproblematisch lösbar und die gewünschten Dokumentarten und/oder die gesamte Akte wird via Export im Explorer in ein Verzeichnis abgelegt. So hat der Revisor oder Kostenprüfer bei der Prüfung kein Problem entsprechende Prüfungen vorzunehmen.
In Berlin sind die ersten Revisionen mit rein elektronisch geführten Notariaten im Juni 2021 erfolgreich absolviert worden.
Papier wird aktuell noch benötigt für:
- Kostenberechnungen gegenüber dem Schuldner gem. GNotKG, die unterzeichnet werden müssen
- Treuhandanweisungen, die in Urschrift zu unterzeichnen sind (Treuhandaufträge vom Notar)
- Anträge, die der Notar an Behörden und/oder Ämter übermittelt, die nicht elektronisch geführt werden
Eine Mischform ist nicht empfehlenswert, da dies zu Verwirrungen innerhalb des Büros führen kann. Besser ist es eine Akte in der aktuellen Art und Weise vollständig abzuarbeiten und besser neue Akten in rein elektronischer Form zu führen, sofern Ihre Software den Anforderungen stand hält.
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