Viele errichtete und in das UVZ eingetragene Urkunden können durch sogenannte Eigenurkunden des Notars gem. § 378 FamFG ersetzt werden. Dies ist effektiv und auch zeitsparend, denn ein Notar hat ein umfassendes Antrags- und Anmelderecht.
Was sind das für Anträge und wann können sie gestellt werden?
Anträge des Notars, die im Rahmen der notariellen Tätigkeit gestellt werden, werden klassischer Art abgefasst. Sämtliche Anträge sind zu unterschreiben. Nun bietet § 378 FamFG jedoch eine Möglichkeit, durch die ein abgekürztes Verfahren genutzt werden kann, um es als solches zu bezeichnen. Insbesondere im Gesellschaftsrecht werden sehr häufig Anträge – also Anmeldungen – durch einen Notar gem. § 378 FamFG gestellt. Sie können auch gegenüber den Beteiligten abgerechnet werden, sparen jedoch bestenfalls eine Urkunde, die in die Urkundensammlung und das elektronische Urkundenarchiv abzulegen bzw. einzustellen ist. Hierbei wird zusätzlich Zeit gespart, denn auch der Vorgang zur Überführung der papiergebundenen Urkunde in die elektronische Form entfällt.
Klar wird hierbei, dass die Anträge gem. § 378 FamFG nicht nur Anträge sind, sondern auch Eigenurkunden darstellen können, gehen wir vom oben Genannten aus, dass ein Notar ein umfangreiches Antrags- und Anmelderecht hat. Genau hier, im Anmelderecht, sind die Eigenurkunden “daheim”, was wohl weitestgehend im Gesellschaftsrecht genutzt wird.
Voraussetzungen für die Anwendung von § 378 FamFG durch den Notar:
– Errichtung der Haupturkunde und Anmeldetatbestände aus der Haupturkunde
– keine Abgabe von persönlichen Erklärungen für ein Vertretungsorgan
Hieraus folgt, dass z.B. eine Anmeldung zur Gründung einer GmbH von dem oder den Geschäftsführern selbständig zu unterzeichnen ist, da hierin eine persönliche Versicherung enthalten ist. Es ist also eine Anmeldung in klassischer Form herzustellen, die durch die vertretungsberechtigten Organe unterzeichnet werden. Gleiches gilt für Kapitalmaßnahmen und die Anmeldung zur Liquidation mit Bestellung des oder der Liquidator(en), auch hier sind persönliche Versicherungen enthalten.
Eine derartig abgefasste Anmeldung erhält keine UVZ-Nummer und muss nicht zwangsweise gedruckt werden. Sie wird lediglich digital erstellt, qualifiziert elektronisch signiert und sodann versendet. Die qualifiziert elektronische Signatur entspricht der Unterschrift des Notars in papiergebundener Form.
Selbstverständlich wird eine derartige Urkunde auch gegenüber dem Kostenschuldner abgerechnet, denn es wurde eine Leistung erbracht. Aus dieser Vorgehensweise wird auch deutlich, dass es problematisch werden könnte, würde man auf einen aktuell nicht greifbaren Geschäftsführer warten, und die Anmeldung würde sich hierdurch erheblich verzögern.
Eine reine Anschriftenänderung unterliegt dieser Vorschrift nicht, da keine Haupturkunde existiert. Würde jedoch in einer Haupturkunde (z.B. Anteilsübertragung) eine Anschriftenänderung beschlossen sein, wäre wiederum die Anmeldung durch einen Notar möglich.
Achtung!
Diese Anmeldevariante ist leider nicht bundeseinheitlich möglich, da einige Kammern gerne auch derartige Urkunden in das UVZ eingetragen haben möchten. So unterfällt diese Möglichkeit für Notare mit Kammerzugehörigkeit Bayern und Koblenz aktuell dazu. Es ist also vorab zu prüfen, ob dies im Kammerbezirk möglich ist.
