Freund oder Feind?
Elektronische Aktenführung – wahrscheinlich läuft den meisten Notaren bereits beim Lesen dieser Worte ein kalter Schauer über den Rücken. Aber wieso?
Schließlich ist die elektronische Akte schon lange keine Zukunftsmusik mehr, sondern nach Einführung des elektronischen Urkundenverzeichnisses sowie des online-Beurkundungsverfahrens die einzige logische Konsequenz.
Was ist also notwendig, um die elektronische Akte zum Freund und nicht zum Feind zu machen?
Zum einen ist anzuführen, dass die Umstrukturierung des Workflows unabdingbar ist. Das Argument „aber wir machen das schon immer so“ zählt in diesem Fall nicht als Argument. Das Amt des Notars bringt schon lange nicht mehr „nur“ die Amtspflichten mit sich, sondern auch unternehmerische Pflichten. Als Unternehmer gehört es dazu, sich stetig am Markt zu orientieren und gewohnte Abläufe zu hinterfragen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Alte Strukturen müssen hin und wieder aufgebrochen werden, um Raum für Effektivität zu schaffen.
Bei der Prozessoptimierung ist es besonders wichtig, die Potentiale und Funktionen, welche die gewählte Notariatssoftware bietet, voll auszuschöpfen. Die Software will und muss genutzt werden. Nicht nur von den Mitarbeitern, sondern auch von den Notaren selbst, schließlich ist die Software gleichermaßen als Arbeitsmittel zu sehen wie Schnur und Siegel.
Bei diesem Prozess auf die Hilfe von externen Dienstleistern zurückzugreifen, um die ohnehin schon ausgelasteten Mitarbeiter nicht noch mit zusätzlicher Mehrarbeit zu belasten, kann ein echter Gamechanger sein.
Die Digitalisierung sollte im Notariat als Möglichkeit und nicht als Hindernis gesehen werden. Nicht nur, um auch auf dem Arbeitsmarkt wieder an Attraktivität zu gewinnen.
Für die sogenannte Generation Z ist ein digitaler und moderner Arbeitsplatz mit der Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten kein Leckerbissen mehr, sondern schlichtweg Voraussetzung.
Auch darf nicht vergessen werden, dass die vorsorgende Rechtspflege durch den Notar dazu beiträgt, den Wirtschaftsstandort Deutschland konkurrenzfähig zu halten und weiterhin attraktiv zu machen. Schon Friedrich Schiller wusste es, „wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit“.
Es ist also an der Zeit, sich die Digitalisierung im Notariat zu Nutze zu machen, statt sich dagegen zu sträuben.
