Die neue Verordnung löst die DONot nicht ab und ist künftig parallel neben der Dienstordnung für Notare anzuwenden.
Im Notariatsbereich kennen wir die DONot oder auch Dienstordnung für Notare als Grundlage für unsere tägliche Arbeit. Sie gibt neben der Bundesnotarordnung (BNotO) und dem Beurkundungsgesetz (BeurkG) beispielsweise vor, was ein Notar bei der Führung von Akten und Büchern zu beachten hat, wie Urkunden in Papierform in der Urkundensammlung zu verwahren sind oder ausgefertigt werden sollen. Die DONot hat uns langjährig begleitet. Nun bricht ein neues Zeitalter an und der Notarbereich wird grundlegend modernisiert, somit wird die DONot großzügig durch die NotAktVV ergänzt und ist parallel anzuwenden.
Für die nunmehr in elektronischer Form zu führenden Verzeichnisse, wie das Urkundenverzeichnis (löst die Urkundenrolle mit Namensverzeichnis ab) und das Verwahrungsverzeichnis (löst das Massen- und Verwahrungsbuch ab) waren Rahmenbedingungen erforderlich, die in der NotAktVV geregelt sind. Hierzu gehört auch die Führung der elektronischen Nebenakten und das elektronische Urkundenarchiv. Die NotAktVV wird somit zu einem wichtigen Wissensbestandteil eines jeden Notariatsmitarbeiters.
In Teilen wurde die NotAktVV bereits sofort nach Inkrafttreten im Oktober 2020 wirksam, so hinsichtlich der Vorgaben zur elektronischen Aktenführung. Der Rest ist schrittweise am 01.01.2022 in Kraft getreten bzw. wird mit Einführung des elektronischen Urkundenarchivs zum 01.07.2022 wirksam (elektronische Urkundensammlung).
Die elektronische Aktenführung wird von vielen Notarbüros bereits praktisch umgesetzt und erfordert andere organisatorische Abläufe, als dies bislang der Fall war. Auch die Nutzung des elektronischen Urkundenarchivs mit dem rechtssicheren Scannen der Papierurkunden erfordert geänderte Handlungsabläufe und entsprechend technische Voraussetzungen.
Derartige Veränderungen kosten Zeit, deswegen ist es wichtig, dass sich jede im Notariatsbereich tätige Person frühzeitig mit den Änderungen und den sich hieraus ergebenden neuen Abläufen vertraut macht. Je rechtzeitiger gestartet wird, desto entspannter ist ein Büro am Tag der Einführung. Selbstverständlich können bei Start der Neuerungen die Handlungsabläufe aufgrund sodann gesammelter Erfahrungen angepasst und ergänzt werden. Hierzu wird alles in einer Verfahrensdokumentation niedergelegt, um die Prozesse auch zu einem späteren Zeitpunkt nachverfolgen zu können.
