Effizienzsteigerung durch Anpassung eingefahrener Arbeitsprozesse – stressfreier arbeiten
Wenn die Arbeitszeit mit möglichen unnötigen Arbeitsprozessen verwendet wird, weil
- die Zeit zum Überdenken der aktuellen Arbeitsabläufe innerhalb des Notarbüros fehlt,
- Handlungsabläufe als „Das haben wir schon immer so gemacht“ – es läuft – dargestellt werden, oder
- mit Aussagen, wie „Ich weiß es doch auch nicht, das hat mir niemand gesagt“ abgetan werden,
dann ist klar, dass keine bis kaum Zeit vorhanden ist, sich mit der Umsetzung von fachspezifischen Themen zu befassen, sie ansatzweise zu verinnerlichen, geschweige sie umzusetzen.
Mal ehrlich: Das ist ganz schön nervig, nur wie ändern?
Prozessoptimierung ist in vielen Branchen ein Schlüsselfaktor für eine effiziente Arbeitsweise und wirtschaftlichen Erfolg. Auch im Notariatswesen gewinnt die Optimierung von Prozessen zunehmend an Bedeutung. Die Nachfrage nach schneller, aber dennoch präziser Bearbeitung von notariellen Vorgängen steigt – sowohl aufgrund wachsender Anforderungen durch Beteiligte, die immer alles „noch schneller“ benötigen als auch wegen regulatorischer Neuerungen. Dieser Beitrag beleuchtet die wichtigsten Aspekte der Prozessoptimierung im Notariatswesen und zeigt, wie Digitalisierung und optimierte Arbeitsabläufe die Effizienz, Qualität und Notarbüro einerseits sowie die Zufriedenheit der Beteiligten erheblich verbessern können.
1. Wichtige Gründe für Prozessoptimierung im Notariatswesen
Vorbereitung, Beurkundung und der gesamte Vollzug im Notariat ist oft von komplexen Abläufen, hohen rechtlichen und technischen Anforderungen und umfangreicher Dokumentation in Akten und Verzeichnissen geprägt. Diese Faktoren machen das Notariatswesen anfällig für langwierige und ineffiziente Prozesse, die bei allem Respekt noch absolut sicher und Datenschutz konform zu erledigen sind. Daher sprechen folgende Gründe besonders für eine gezielte Optimierung der Abläufe:
- Steigende Komplexität der Vorgänge: Immobiliengeschäfte, Unternehmensgründungen und Erbschaftsabwicklungen sind nur einige Beispiele für immer komplexer werdende notarielle Dienstleistungen.
- Erwartungen der Beteiligten: Beteiligte erwarten zunehmend eine schnelle und transparente Bearbeitung ihrer Anliegen.
- Hohe administrative Belastung: Die Dokumentation und Verwaltung von Akten ist zeitintensiv und fehleranfällig. Digitalisierung kann diese Arbeit erheblich erleichtern.
- Regulatorische Anforderungen: Notariate unterliegen strengen gesetzlichen Vorgaben. Automatisierung kann dabei helfen, diese zuverlässig einzuhalten.
2. Wichtige Schritte zur Prozessoptimierung
Analyse und Identifizierung von Engpässen
Die Grundlage jeder erfolgreichen Prozessoptimierung ist eine eingehende Analyse bestehender Abläufe. Durch eine detaillierte Prozessanalyse lassen sich typische Engpässe wie unnötige Arbeitsabläufe (haben wir schon immer so gemacht/wußte ich gar nicht/hat uns xy so gesagt, ich weiß nicht recht), redundante Aufgaben oder doppelte Arbeitsschritte identifizieren. Ein hilfreiches Werkzeug dafür ist die Prozessmodellierung, die Arbeitsabläufe visualisiert und optimierungsbedürftige Bereiche aufzeigt.
Noch in der Notariatspraxis selbst tätige und langjährig erfahrene Coaches können die bestmöglichen Tipps geben, eingefahrene Prozesse aufweichen und ein an Ihr Notarbüro angepasstes Konzept gemeinsam entwickeln, stets unter sinnvoller Einbindung vorhandener Technologien. Sprechen Sie uns an.
Digitalisierung von Dokumenten und Vorgängen
Ein Großteil der Notariatsarbeit basiert auf der Verwaltung von Dokumenten (Urkunden jeglicher Art, Post, E-Mails und anderes). Die digitale Dokumentenverwaltung ersetzt zunehmend die traditionelle Papierakte. Notarielle Dokumente können digital erstellt, archiviert und verwaltet werden, was den Zugriff für die Mitarbeitenden erleichtert und den Bearbeitungsaufwand reduziert. Dies führt zu einer höheren Effizienz und reduziert die Fehleranfälligkeit, da die Daten standardisiert und zentral gespeichert werden.
Die online-Beurkundungen und auch die ab 01.01.2025 mögliche elektronische Präsenzbeurkundung oder elektronische Beglaubigung sind ein weiterer Teil von möglichen ausnahmslos elektronisch zu erstellenden Urkunden. Haben Sie schon eine online Beurkundung vorgenommen und sind Sie schon soweit? Mit dem Webinar “Praktische Umsetzung von online-Beurkundungen” konnten wir vielen Teilnehmern die Angst vor einer möglichen Anfrage nehmen. Nutzen Sie am besten den Stream und schauen sich das Webinar zu einem beliebigen Zeitpunkt unter Nutzung des downloadbaren Skriptes an.
Workflow-Automatisierung
Die Automatisierung standardisierbarer Prozesse kann erhebliche Zeitersparnisse und Qualitätssteigerungen bringen. Workflows, wie z.B. die Erstellung von Urkundenentwürfen jeglicher Art, die Verarbeitung von Ein- und Ausgangspost, den Vollzug und die Abwicklung von Beurkundungsvorgängen oder die Erfassung der Urkunden, lassen sich durch automatisierte Prozesse effizienter gestalten. Hierzu benötigt man zum Einen ein einheitliches Vorgehen innerhalb des Notariatsteams durch Abfassen eines Notariatshandbuches und zum anderen eignen sich zusätzlich speziell entwickelte Softwarelösungen für das Notariatswesen. Die in der Softwarelösung enthaltenen Prozesse sollen selbstverstänldlich in das Handbuch aufgenommen werden. Derartige Lösungen bieten u.a. Funktionen zur Terminkoordination, zur automatischen Erinnerung an Fristen und zum automatischen Vollzug und der Überwachung des Dokumentenflusses (Vollzug).
Effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit
In vielen Notariaten wird derzeit noch immer mit Beteiligten, Behörden und Dritten manuell und individuell in Schriftform per Brief, E-Mail oder Telefon hinsichtlich personenbezogener und vorgangsbezogener Daten kommuniziert. Unter Berücksichtigung der DSGVO und der Weiterverarbeitung relevanter Daten und Informationen ist es wichtig, genau an dieser Stelle effizient und modern, jedoch auch für den Beteiligten in klar erkennbarer und sicherer Form zu kommunizieren. Am PC oder Laptop durch Beteiligte ausfüllbare Datenabfragebögen, die aus dem eigenen Büro mit entsprechenden Hinweisen versendet werden, sind die Basis einer effizienten Kommunikation. Direkt von den Beteiligten zur Verfügung gestellte Daten, die bestenfalls gleich in die hauseigene Notarsoftware übernommen werden können, minimieren Fehler.
Kontinuierliches Monitoring und Anpassung
Prozessoptimierung erfolgt gerade nicht in 1-3 Tagen, dann ist es erledigt, auch durch Coaching aus der Ferne ist eine reale Prozessoptimierung nicht möglich. Das ist keine einmalige Maßnahme, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der nach einer persönlichen intensiven Betreuung im Anschluss durch verschiedene Möglichkeiten digital unterstützt werden könnte. Durch regelmäßiges Monitoring können Notariate die Effizienz ihrer Prozesse ständig überwachen und bei Bedarf anpassen. Kennzahlen wie Bearbeitungsdauer, Fehlerquote und die Beteiligtenzufriedenheit bieten wertvolle Einblicke und helfen dabei, frühzeitig auf mögliche Schwachstellen zu reagieren.
Erfahrene Coaches begleiten Sie hierbei und helfen, an Schwachstellen zu optimieren. Fragen Sie gerne an, wir haben langjährige Erfahrung mit verschieden großen Notariaten unter Einbeziehung jeglicher Notarsoftware.
3. Die Rolle der Digitalisierung und spezialisierter Software
Die Digitalisierung im Notariatswesen eröffnet neue Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Moderne Softwarelösungen sind speziell auf die Anforderungen von Notariaten zugeschnitten und bieten umfassende Funktionen für das Dokumenten- und Vertragsmanagement, die Fristenverwaltung, sowie die Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Die Nutzung cloudbasierter Möglichkeiten ist im Notariatswesen allerdings noch immer nicht möglich.
Nützliche Softwarefunktionen sind:
- Automatische Dokumentenerstellung und -verwaltung: Digitale Vorlagen und Formulare können standardisiert und zeitsparend verwendet werden. Moderne Notarsoftware wird Sie maximal unterstützen.
- Einfache Termin- und Fristenverwaltung: Automatische Erinnerungssysteme vermeiden Fristversäumnisse.
- Sichere digitale Signaturen: Immer mehr Notariate setzen auf die Möglichkeit der digitalen Unterschrift, die Zeit spart und den administrativen Aufwand reduziert, so z.B. im Bereich der elektronischen Kostenrechnung, oder auch im Rahmen des verpflichtend zu nutzenden beN.
Sofern Sie noch unsichter im Umgang mit dem beN sind, machen sie sich fit und nutzen sie das Streaming-Angebot aus dem Webinar “eNoVA neues Modul in XNP, qeS Dokumente, eBO und beN” und lernen sie nach ihrem eigenen Tempo viel Interessantes zu diesem Them unter Download des zugehörigen Skriptes.
4. Erfolgsfaktoren und Herausforderungen
Die Prozessoptimierung im Notariatswesen bringt nicht nur Vorteile, sondern auch Herausforderungen mit sich. Die Implementierung der verschiedenen digitalen Möglichkeiten und verpflichtend zu nutzenden Anwendungen erfordert ein Umdenken sowie eine Anpassung der Arbeitsabläufe und kann mit anfänglichen Investitionen und Schulungsaufwand verbunden sein. Eine klare Strategie und ausreichende Schulungen der Mitarbeitenden und der Notare sind entscheidend für den Erfolg.
Die wichtigsten Erfolgsfaktoren umfassen:
- Einbindung der Mitarbeiter: Mitarbeitende sollten frühzeitig in den Optimierungsprozess einbezogen werden, um mögliche Bedenken auszuräumen und Akzeptanz zu schaffen.
- Datensicherheit: Da Notariate mit hochsensiblen Daten arbeiten, ist ein umfassendes Sicherheitskonzept unerlässlich. Die digitale Infrastruktur muss den höchsten Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit gerecht werden. Keine Ablage in Cloud oder von Daten auf Drittservern. Kein unbeaufsichtigter Zugriff durch Software- und Notariatsoftwareunternehmen auf den Server des Notariats zum Zwecke des Einspielens von Daten und/oder Dokumenten oder anderen Hilfsmitteln zu einem beliebigen Zeitpunkt (nicht verwechseln mit notwendigen Updates!)
- Schrittweise Implementierung: Ein schrittweiser Rollout neuer Prozesse und Technologien erleichtert die Anpassung und minimiert mögliche Fehlerquellen.
Fazit
Prozessoptimierung im Notariatswesen ist ein wirksames Mittel, um die Effizienz und Qualität der Dienstleistungen zu steigern. Durch gezielte Maßnahmen wie die Digitalisierung der Dokumentenverwaltung, Automatisierung von Standardprozessen und effizientere Kommunikationswege, sinnvolle Einbindung von E-Mails und Nutzung des beN in XNP, können Notariate ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und die Beteiligtenzufriedenheit erhöhen. Langfristig profitieren Notariate von einer flexiblen und anpassbaren Arbeitsweise, die sowohl den Beteiligten als auch den Mitarbeitenden zugutekommt.
Die Herausforderung besteht darin, die neuen Prozesse geschickt in den Arbeitsalltag zu integrieren, ohne den hohen Qualitätsstandard der notariellen Arbeit zu beeinträchtigen. Mit einer klugen Strategie und kontinuierlicher Anpassung können Notariate jedoch nicht nur konkurrenzfähig bleiben, sondern auch auf die Anforderungen der digitalen Zukunft vorbereitet sein, die wir zwangsweise gehen müssen, auch wenn es manchem etwas schwer fällt.
Sprechen Sie uns gerne an – wir nehmen das gesamte Team bei dem Prozess mit1
