Das gesamte Team ist gefordert! Nur eine Zusammenarbeit zwischen Notar und Mitarbeitern wird zum Ziel führen, und Urschriften sowie weitere Dokumente werden vorschriftsmäßig erfasst und sind später problemlos digital verfügbar. Das elektronische Dokument wird das Papierdokument ersetzen.
Urkunden sind unter Beachtung der Frist von 14 Tagen ab dem Tage der Beurkundung in das UVZ einzutragen.
Eine Frist, die vielen im Rahmen von Anzeigepflichten gegenüber dem Finanzamt bereits geläufig und somit gut zu merken ist.
Ab 01.07.2022 sind Urschriften elektronisch einzustellen mit einigen Ausnahmen, die die NotAktVV vorgegeben hat.
Umso wichtiger ist das Folgende:
- Einheitlicher und neu aufgesetzter Workflow
- Klare Zuständigkeiten mit entsprechenden Verantwortlichen
- Hardware, die die Erfordernisse erfüllt
- Sicherer Umgang mit zu nutzender Software
- Arbeitsplatz, der ein Arbeiten im digitalen Bereich sicherstellt und für den Anwender übersichtlich gestaltet
Das Notarbüro von gestern ist Geschichte …, somit ist es notwendig, dass innerhalb eines Teams völlig gleich gearbeitet wird. Das Ergebnis sollte hier das Maß der Dinge sein, um die richtigen Prozesse (Workflows) aufzusetzen.