Urkundenanlagen sind immer wieder ein Thema, denn sie sind Bestandteil der Haupturkunde und sind teils zu verlesen, Pläne sollen den Beteiligten zur Durchsicht vorgelegt und paraffiert werden. Unsicherheiten oder auch unterschiedliche Auffassungen gibt es bei der Bezeichnung der Anlagen, und genau damit beschäftigt sich dieses Video. Dieser Beitrag beschäftigt sich nur mit beizufügenden Anlagen.
Verlesen oder zur Durchsicht vorlegen und genehmigen
Eine förmliche Verweisung in der Urkunde auf eine Anlage gem. § 9 Abs.1 S. 2 BeurkG, die deren Verlesungspflichtigkeit auslöst, lautet z.B. “Auf die mitverlesene Anlage xy wird verwiesen; sie ist somit Bestandteil dieser Urkunde”. Eine derart förmliche Verweisung erfolgt immer dann, wenn die Anlage die rechtsgeschäftliche Willenserklärungen eines Beteiligten inhaltlich ergänzt.
Sofern in einer Urkunde auf Karten, Zeichnungen oder Abbildungen förmlich verwiesen wird gem. § 9 Abs.1 S. 3 u. S.2 BeurkG), müssen diese anstelle des Vorlesens zur Durchsicht vorgelegt und von den Beteiligten genehmigt werden, dies ergibt sich aus § 13 Abs.1 S. 1 Hs.2 BeurkG. Der Hinweis auf das Verlesen einer Anlage oder die Vorlage und Durchsicht von Plänen kann entweder an der Stelle direkt im Text der Urkunde erfolgen, oder auch pauschal im Schlussvermerk.
Besondere Erfordernisse gelten für Bezugsurkunden (vgl. § 13 a BeurkG).
Anlagen zu Dokumentationszwecken
Es gibt reichlich Anlagen, die zu Dokuments- oder Beweiszwecken beigefügt werden oder auch Legitimationsanlagen (z.B. Vollmachten, int. Registerauszüge o.ä.)
Bezeichnung der Anlagen
Für die Bezeichnung von Anlagen gibt es keine Vorschrift. Sinnvoll ist es selbstverständlich bei mehreren Anlagen diese zu nummerieren, um auch in der Haupturkunde den Überblick zu behalten. Aufgrund nicht vorhandender Vorschrift zur Bezeichnung o.ä. geht bereits schlussfolgernd hervor, dass Anlagen auch nicht von einem Notar als solches zu unterschreiben sind. Aufgrund zwischenzeitlichem effektiven digitalem Arbeiten würde sich ein Notarbüro dergestalt lediglich selbst ausbremsen, da es nicht vorhandene Vorschriften aufgrund “schon immer so getätigter Arbeitsschritte” umsetzt.
Sinnvoll erscheint, dass bei diversen Legitimationsanlagen diese eventuell mit Buchstaben zu beschreiben sind und weitere Anlagen mit Zahlen, somit gäbe es eine klare Struktur.
Im übrigen kann auch eine Anlagen in der Haupturkunde (dies könnte auch eine unterschriftsbeglaubigte Urkunde sein) beglaubigt werden. Gesonderte und zeitintensive Unterschriften unter noch gesondert anzufertigenden Beglaubigungsvermerken gehören längst der Vergangenheit an und sollten im Falle des noch Vorhandenseins gut überlegt werden. Eine korrekte zügige und vor allem zeitgemäße Umsetzung des Verfahrensrecht sollte im Rahmen von Arbeitsüberlastung und Fachkräftemangel stets das Ziel sein.
