Wie kann es sein, dass Microsoft Teams seit mittlerweile rund 4 Jahren aus keiner Organisationsstruktur mehr wegzudenken ist, aber in der Notariatswelt noch keinen Anklang gefunden hat?
Es ist auf jedem Windows Rechner vorinstalliert und dementsprechend als Arbeitsmaterial vorhanden. Wieso wird es nicht genutzt? Die Bedienung ist kinderleicht und fast selbsterklärend, hier muss niemand eine komplizierte Anleitung lesen. Es bietet alle Werkzeuge, die man braucht, um effektiv zusammenzuarbeiten und das an einem Ort, nämlich online am eigenen PC. Mit Teams ist es nicht erforderlich zwischen vielen verschiedenen Programmen hin- und herzuwechseln. Vielmehr bietet Teams mit seinen Add-ins ein solch breites Angebot, was insbesondere das Notariat vollumfänglich unterstützen kann.
Im Folgenden soll daher auf einige Tools konkreter eingehen, die den Arbeitsalltag im Notariat erleichtern können.
Kommunikation in Echtzeit
Die Chat- und Besprechungs- Funktion von Teams ist natürlich an erster Stelle anzuführen.
Über den Chat kann man sich in Echtzeit mit den Kollegen über Probleme und Fragestellungen austauschen. Eine Chat Nachricht ist nicht nur schneller getippt als eine Mail, der Empfänger wird direkt per Pop-up benachrichtigt. Zudem verringert es deutliche den E-Mail-Traffic und die lokalen Admins freuen sich.
Außerdem steht man den Kollegen per Chat auch dann für Fragen zur Verfügung, wenn man (mal wieder) am Telefon in der Warteschleife hängt oder anderweitig am Telefon festgehalten wird.
Wer es lieber persönlich mag, startet per Mausklick einen Video-Call, in dem auch der Bildschirm geteilt werden kann. Endlich muss man sich nicht mehr die Durchwahlen aller Kollegen merken. Die Bildschirm Teilen Funktion ist außerdem perfekt für neue Kollegen, die Fragen zur Bedienung der Notariatssoftware haben.
Teamkanäle mit Dokumentbibliothek
Teamkanäle sind virtuelle Räume für die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams. Es gibt zwei Arten, Standardkanäle, die für jeden in der Organisationsstruktur sichtbar sind und private Kanäle, die der fokussierten Zusammenarbeit einer bestimmten Zielgruppe dienen.
Innerhalb der Kanäle können Unterhaltungen geführt werden, Besprechungen abgehalten werden und auch gemeinsam Dokumente bearbeitet und in der Dokumentbibliothek abgespeichert werden.
Eine gepflegte Dokumentbibliothek ist nicht nur ideal für neue Mitarbeiter.
An einem Ort können alle wichtigen Dokumente z.B. für die Einarbeit abgelegt werden und es muss sich niemand mehr durch eine komplizierte Ordnerstruktur klicken.
Besonders praktisch ist diese Funktion auch für umfangreiche Bauträgerprojekte oder gesellschaftsrechtliche Vorgänge. Hier ist es besonders wichtig, dass alle Dokumente klar strukturiert und ordentlich abgelegt sind. Das kann auch die Urlaubsübergabe erleichtern.
Oft wird bei solchen Vorgängen die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Rechtsanwälten erforderlich. Per Einladungslink sind die Kanäle auch für Personen außerhalb der eigenen gesicherten Organisationsstruktur zugänglich.
Optimierte Besprechungen durch die Unterstützung von künstlicher Intelligenz
Besonders hervorzuheben ist die Funktion von Teams, die mit Teams Premium verfügbar ist und KI-unterstützt wird.
Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz werden Besprechungen zusammengefasst, und es werden automatisch Kapitel und Erkenntnisse generiert. So sind wichtige Momente schneller zu finden, falls eine Besprechung verpasst sein sollte.
Gewiss wird der zuständige Protokollführer in Ihrem Team es Ihnen danken, denn diese zeitraubende Aufgabe ist damit hinfällig. Die künstliche Intelligenz begleitet die Besprechung wie ein virtueller Assistent.
Ein erweiterter Besprechungsschutz schützt kritische Informationen besonderem Maße.
Mehr zu Teams Premium können hier in einer kurzen Zusammenfassung gerne nachgelesen werden: Infos zu Teams Die Nutzung von Teams kann die Produktivität in Ihrem Team verbessern und die Kommunikationswege deutlich verkürzen, ohne dass das soziale Miteinander darunter leidet. Die perfekte Ergänzung zu Ihrer Notariatssoftware.
