Die Generalakte des Notars

Elektronisch oder in papiergebundener Form?

Diese Gretchenfrage hat sich ein Amtsträger heutzutage zu stellen, und genau an dieser Stelle obliegt es selbstverständlich der inneren Organisation, ob diese in moderner und elektronischer Form oder doch lieber in originär papiergebundener Form geführt wird. Hierbei spielt es keine Rolle, wie viele Bände die Generalakte des Notars umfassts Fakt ist, dass es jahrgangsweise zu erfolgen, also eine Umstellung mitten in einem Jahr ist nicht möglich. Die rechtlichen Vorgaben sind in §§ 46 und 47 NotAktVV sehr transparent dargestellt.

Das Herzstück des Notars

Sie ist ein erster Eindruck bei der Geschäftsprüfung und leider sehr häufig noch immer nicht vollständig. Die Vorgaben für die erforderlichen Inhalte sind klar geregelt in §§ 46, 47 NotAktVV. Somit findet sich in diesem Vorschriften, welche Inhalte die Generalakte zu enthalten hat und wie sie geführt werden kann.

Neben der Freiheit die Generalakte nach Sachgebieten oder Jahren zu sortieren, besteht die Möglichkeit der papiergebundenen oder digitalen Aktenführung. Stets werden es mehrere Bände sein, die die Generalakte umfasst, denn allein der Umfang der Verfahrensdokumentation mit rund 45 Seiten und den zugehörigen Anlagen nimmt einigen Raum ein. Ob diese also in Farben und unterschiedlichen Aufklebern oder in elektronischen Bänden sortiert sind spielt eine nachgeordnete Rolle.

Die inhaltliche Problematik kommt offenbar durch die vielen Neuerungen in den letzten Jahren. Neben den uns bislang bereits bekannten Rubriken sind zwischenzeitlich eine Vielzahl von Dokumenten, insbesondere zur Einhaltung der DSGVO und anderer Vorschriften, die den Schutz von personenbezogenen Daten regeln, aufzunehmen. Der Notar hat stets sicherzustellen, dass sämtliche in der Akte enthaltenen Informationen korrekt und vollständig sind, und dass sie nur zu den rechtmäßigen Zwecken verwendet werden.

Auch die erforderlichen Dokumente im Bereich des GwG nehmen einen großen Umfang ein, dienen sie als ein wichtiges Instrument zur Verhinderung von Betrug und Missbrauch, hier im Bereich der Kontrolle durch die Dienstaufsicht, ob dies ein Amtsträger auch ordnungsgemäß durchführt. Der Notar ist gesetzlich verpflichtet, sicherzustellen, dass alle Transaktionen rechtmäßig und im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften durchgeführt werden. Diese Dokumente im GwG-Bereich dienen also dem Nachweis, dass der Notar seine Pflichten erfüllt hat und alle relevanten Informationen gesammelt und aufbewahrt hat.

Der digitale Sektor und somit notwendige weitere neue Dokumente rühren u.a. aus der elektronischen Aktenführung. Umfangreiche Herstellerbescheinigungen sowie Auftragsdatenverarbeitungsverträge haben gleichermaßen in der Generalakte abgelegt zu werden.

Bislang nirgends aufgeführt ist als wichtiger und elementarer Bestandteil einer Generalakte die Verfahrensdokumentation. Aber auch in Ermangelung bislang nicht in den Rechtsnormen enthaltener Listung ist sie als Bestandteil der Generalakte anzunehmen und wird selbstverständlich in den turnusmäßigen Geschäftsprüfungen von den prüfenden Richtern erbeten. Sinnvoll wäre es, dass es hierzu für die Verfahrensdokumentation einen eigenenständigen Band gäbe, da mit häufigen Änderungen zu rechnen ist. Einen kurzen Überblick zur Führung und den Inhalten gibt das Youtube-Video vom 08.08.2023 wieder.

Eine Checkliste zu den erforderlichen Inhalten der Generalakte haben wir bereitgestellt, damit diese auch bei Ihnen vollständig ist. Für das äußerer Erscheinungsbild gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Schauen Sie am besten gleich hier und wählen Sie die Checkliste “Generalakte”, damit auch ein Mitarbeiter aus Ihrem Team Sie maximal unterstützen kann und für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft und einer entsprechenden Komplettierung der Generalakte im Bedarfsfall sorgen kann.

Zurück zur Übersicht
Item added to cart.
0 items - 0,00 
Inhouse-Schulung Anfrage
Webinar Vorbestellung

Das Webinar findet vorbehaltlich einer Teilnehmerzahl von mindestens 20 Personen statt, die bis zum datum das Webinar gebucht haben.

Start Notariat Anfrage

Hinweise zur Nutzung von Zoom

Bitte richten Sie sich zeitlich so ein, dass Sie sich einige Minuten vor dem Start des Video-Calls / Videomeetings bereits im meeting-Raum befinden. Dies ist im eigenen Interesse wichtig, um eventuelle technische Probleme frühzeitig lösen zu können.

Insbesondere bei der Einwahl via Telefon kann dies einen Moment länger dauern.

So funktioniert es:

Nach erfolgter Buchung erhalten Sie eine Bestätigung zur Buchung und die Rechnung zu Ihrer Buchung im PDF-Format.
Pünktlich zum Webinar-Termin erhalten Sie die Zugangsdaten an die von Ihnen angegebenen E-Mail Adresse.
Bitte richten Sie sich zeitlich so ein, dass Sie sich einige Minuten vor dem Start des Online-Webinars bereits im Meeting-Raum befinden. Dies ist im eigenen Interesse wichtig, um eventuelle technische Probleme frühzeitig lösen zu können. Insbesondere bei der Einwahl via Telefon erfordert dies einen Moment länger.

Während des Webinars sind alle Teilnehmer stumm geschaltet, Sie hören und sehen lediglich den Referenten nebst seiner Präsentation. Unter Nutzung der Chatfunktion können Sie gerne während des Webinars Fragen stellen oder Anmerkungen anbringen. Sie sehen hierbei auch im Chatbereich die Fragen und Anmerkungen anderer Teilnehmer und haben hierdurch eine interaktive Teilnahmemöglichkeit.
Technische Voraussetzungen

Es sind keine besonderen technischen Voraussetzungen erforderlich. Sie benötigen:

  • PC oder Laptop mit einem aktuellen Browser
  • stabile Internetverbindung
  • Headset, Kopfhörer und/oder Lautsprecher – Teilnahme via Telefon ist auch möglich

Sie können bereits vor Teilnahme die Funktionalität Ihrer Geräte testen. Hierfür nutzen Sie bitte die Seite von ZOOM: Funktionstest ZOOM  und können sich auch direkt auf der ZOOM-Seite zum Beitritt und Ablauf des meetings informieren unter Teilnahme am ZOOM-meeting

Die Nutzungsbedingungen von Zoom finden Sie zum Nachlesen hier: https://zoom.us/de-de/terms.html.html

Die Datenschutzbestimmungen finden Sie hier: https://zoom.us/de-de/privacy.html

Mit der Bestätigung Ihrer Anmeldung geben Sie uns die Erlaubnis, Ihnen weitere E-Mails, wie Erinnerungen und Informationen über NotarHub zu senden. Sie können der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse im Rahmen unserer Datenschutzerklärung für künftige Werbung jederzeit durch Betätigen des Abmeldelinks in jeder von uns gesendeten E-Mail oder durch eine formlose Mail an widerruf@notarhub.de jederzeit widerrufen.

Live-Webinar “praktische Umsetzung von online-Beurkundungen”

Noch keine online-Beurkundung in XNP praktiziert? Technikfragen oder Fragen zum Ablauf stehen auch bei Ihnen schon lange auf der Agenda? Dann buchen Sie jetzt! In dem Webinar werden die Fragen und Sorgen rund um das Thema Online-Verfahren von einer Praxis-erprobten Referentin erklärt, damit auch Sie künftig dieses Angebot für Ihre Beteiligten bereithalten und wettbewerbsfähig bleiben.

Dienstag, 28.05.2024, 12.00 h – 13.30 h (1,5 Stunden)

Jetzt verbindlich bestellen für 109,- € zzgl. USt. Mehr erfahren