Was ist das besondere elektronische Notarpostfach (beN)?
In Deutschland gibt es knapp 7.000 Notare, davon ca. 1.700 hauptberufliche Notare und ca. 5.200 Anwaltsnotare. Die Bundesnotarkammer wurde gesetzlich dazu verpflichtet (§ 78n Abs. 1 und 4 BNotO), zum 01.01.2018 für jeden ins Notarverzeichnis eingetragenen Notar und Notariatsverwalter ein besonderes elektronisches Notarpostfach (beN) einzurichten.
Notare und Notariatsverwalter waren bereits vor der Einführung von beN dazu verpflichtet, Anmeldungen zum Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister elektronisch zu übermitteln und verfügten daher über ein EGVP Postfach (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach). An diese EGVP-Infrastruktur wurde bei der Einrichtung von beN angeknüpft und bereits bestehende EGVP Postfächer in beN Postfächer “umgewidmet”. Für neu berufene Notare wird ein neues beN Postfach eingerichtet.
Das beN-Postfach wurde zunächst – ebenso wie die EGVP-Postfächer – in die von der Bundesnotarkammer bereit gestellten Software XNotar 3 integriert. XNotar 3 wird nun im Laufe des Jahres 2021 endgültig abgeschaltet werden. Die Nutzung der neuen beN Postfächer wird daher künftig über den Nachfolger von XNotar 3, die XNP-Anwendung, erfolgen.
Wer kann mit wem über beN kommunizieren?
Maßgeblicher Anknüpfungspunkt für die Einrichtung eines beN Postfachs ist die im Notarverzeichnis (NVZ) eingetragene Amtstätigkeit. Pro Amtstätigkeit wird von der Bundesnotarkammer ein beN vergeben, auf das der Notar auch Mitarbeitern Zugriff geben kann. Übt ein Notar parallel mehrere Amtstätigkeiten aus – beispielsweise kann ein Notar neben seiner eigenen Amtstätigkeit zum Notariatsverwalter für einen aus dem Amt ausgeschiedenen Notar bestellt sein – wird für jede Amtstätigkeit ein eigenes beN Postfach vergeben. Es ist daher möglich, dass ein Notar Zugriff auf mehrere beN Postfächer hat. Dabei wird die gewünschte Amtstätigkeit direkt nach der Anmeldung in der XNP-Anwendung ausgewählt. Während einer Nutzersession kann außerdem zwischen den Amtstätigkeiten hin- und her gewechselt werden, ein An- und Abmelden ist dafür nicht erforderlich.
Mit beN können Notare am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen und beispielsweise Grundbuchanträge und Anmeldungen an die Registergerichte in elektronischer Form einreichen. Durch die Übermittlung eines XML-Datensatzes (im Fachformat XJustiz) wird die automatisierte Weiterverarbeitung der Daten in den justiziellen Fachsystemen ermöglicht, ohne dass ein Richter oder Rechtspfleger die Beteiligten-, Urkunden- und Fachdaten nochmals manuell erfassen muss. Notare können mit dem beN aber auch andere Teilnehmer des elektronischen Rechtsverkehrs erreichen, wie z.B. andere Notare, Anwälte und Behörden.
Ist die Kommunikation mit beN besonders sicher?
Der elektronische Rechtsverkehr soll seinen Teilnehmern einen sicheren, rechtlich wirksamen Austausch von elektronischen Dokumenten ermöglichen. Dafür werden technische Systeme benötigt, die gewährleisten, dass die Übermittlung der Dokumente unverändert und unverfälscht geschieht (Integrität), dass der angegebene Absender der tatsächliche ist (Authentizität) und kein Unbefugter Kenntnis vom Inhalt des Dokuments erlangen kann (Vertraulichkeit). Das beN Postfach erfüllt diese Voraussetzungen.
Zum einen ist die gesetzliche Vorgabe erfüllt, dass der Zugang zum beN nur durch ein sicheres Verfahren mit zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln möglich ist (§ 78n Abs. 2 BNotO). Als erstes Sicherungsmittel ist beN nur für Personen zugänglich, die an das Notarnetz der Bundesnotarkammer angeschlossen sind. Dazu müssen sie über eine Register- oder Notarnetzbox (Hardware) verfügen, mit der sie auf das Notarnetz zugreifen können. Das zweite Sicherungsmittel besteht in der Eingabe der Zugangsdaten; der Log-In in das beN Postfach ist entweder mit Nutzername und Passwort oder mit der Signaturkarte und der zugehörigen PIN möglich.
Des Weiteren ist die Aktivierung des beN Postfachs nur mit einer persönlichen Signaturkarte des Notars möglich. Ein sogenannter Signaturschlüssel wird nach den gesetzlichen Vorschriften über die qualifizierte elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 12 VO (EU) Nr. 910/2014 – sog. eIDAS-Verordnung) einer bestimmten Person durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (Zertifizierungsstelle, Trustcenter) zugewiesen und auf einer sicheren Signaturerstellungseinheit (Signaturkarte) gespeichert. Dieser Schlüssel (Signaturzertifikat) in Verbindung mit der zugehörigen PIN repräsentiert die Unterschrift des Karteninhabers und stellt das elektronische Äquivalent der eigenhändigen Unterschrift dar. Damit ist sichergestellt, dass jedes beN Postfach nur einem bestimmten und berechtigten Amtsträger zugeordnet werden kann.
Die Kommunikation über beN erfolgt zudem ausschließlich verschlüsselt unter Einsatz eines asymmetrischen Verschlüsselungsverfahrens. Asymmetrische Verschlüsselungsverfahren arbeiten mit Schlüsselpaaren, bestehend aus einem öffentlichen Schlüssel (Public Key) und einem privaten Schlüssel (Private Key). Dieses Schlüsselpaar hängt über einen mathematischen Algorithmus eng zusammen. So können Daten, die mit dem öffentlichen Schlüssel verschlüsselt werden, nur mit dem privaten Schlüssel entschlüsselt werden. Der beim Aktivieren des Postfachs entstehende private Schlüssel, mit dem die verschlüsselten Nachrichten entschlüsselt werden können, verbleibt ausschließlich auf dem Rechner des Notars und damit unter seiner Kontrolle. Ein Dritter, insbesondere der Betreiber des Postfachs, kann die Nachrichten nicht entschlüsseln und hat keinen Zugriff auf die Daten.
Welche weiteren Besonderheiten hat beN gegenüber E-Mail?
beN bringt zwei wichtige Funktionen für Notare mit, die ein Versand per E-Mail nicht erfüllen kann.
Erstens kann das beN Postfach als “sicherer Übermittlungsweg” für das Einreichen elektronischer Dokumente bei Gerichten verwendet werden (§ 130a Absatz 4 Nr. 2 ZPO). Das bedeutet, dass der Notar in manchen Fällen Dokumente ohne qualifizierte elektronische Signatur schriftformersetzend übermitteln kann (etwa bei Einreichung von Anträgen und Erklärungen in Familiensachen und Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit gemäß § 14 Abs. 2 FamFG). Dazu muss der Notar sich mit seiner Signaturkarte und der dazu gehörigen PIN in beN anmelden und die Nachricht selbst versenden. In notariellen Verfahren, die eine öffentliche Beglaubigung der einzureichenden Dokumente verlangen – also insbesondere in Grundbuch- und Handelsregistersachen – müssen die Dokumente allerdings weiterhin mit der qualifizierten elektronischen Signatur des Notars versehen werden.
Zweitens ermöglicht es beN den Notaren (bis dato insbesondere gegenüber den Gerichten als Empfängern notarieller Nachrichten), den Eingang von Nachrichten durch ein sogenanntes elektronisches Empfangsbekenntnis (eEB) zu bestätigen. Fordert ein Gericht ein solches an, kann der Nutzer dieses aus beN heraus in strukturierter maschinenlesbarer Form zurücksenden (§ 174 Abs. 1 und 4 ZPO).
Wie kann ich beN nutzen?
Um Ihr beN Postfach zu nutzen, bestellen Sie zunächst die XNP-Anwendung kostenlos im Webshop der NotarNet GmbH. Danach können Sie die XNP-Anwendung auf den Arbeitsplätzen in Ihrem Notariat installieren und entweder über eine Verknüpfung auf Ihrem Desktop oder über das Startmenü von Windows im Programmordner „Bundesnotarkammer“ öffnen.
Für die Aktivierung Ihres beN Postfachs benötigen Sie wie bereits oben erwähnt eine gültige Signaturkarte mit Ihrem Notarattribut und die zugehörige PIN sowie ein Kartenlesegerät, das die Anforderungen der Sicherheitsklasse 3 erfüllt, d.h. mit Display und Tastatur ausgestattet ist.
Nach der einmaligen Aktivierung können Sie Ihr beN Postfach benutzen, Ihre Mitarbeiter für den Zugriff auf Ihr beN Postfach berechtigen und dieses auch auf den Arbeitsplätzen Ihrer Mitarbeiter einrichten.
Weitere Informationen finden Sie in der beN Onlinehilfe unter https://onlinehilfe.bnotk.de/display/BEN/FAQ.
Ein Beitrag der Westernacher Solutions GmbH, Hersteller der Notariatssoftware NOAH.
Hinweis:
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen in diesem Artikel gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
