XNP einfach erklärt

„XNotar“ ist in Notariaten ein gängiger Begriff. Jährlich bis zu einer Million elektronische Handelsregisteranmeldungen und Grundbucheinreichungen werden mit XNotar durchgeführt.

Seit dem 1. Januar 2021 gibt es ein neues XNotar, das als Software nun nicht mehr für sich alleinsteht, sondern sein Zuhause in XNP findet – der neuen webbasierten Basisanwendung der Bundesnotarkammer. In dieser sollen schrittweise verschiedene Fachanwendungen für den elektronischen Rechtsverkehr zur Verfügung gestellt werden. Was ist nun diese Basisanwendung XNP? Welche Änderungen und Verbesserungen bringt sie mit sich? Was ist demgegenüber das neue XNotar und wie profitiert es von der Eingliederung in XNP?

Die Begriffe XNP und XNotar

Lassen Sie uns zunächst die Begriffe XNP und XNotar klären, bevor wir auf die jeweiligen Funktionen und Veränderungen eingehen. Denn viele Fragen zu XNP und XNotar lassen sich durch eine saubere Klärung und Abgrenzung der Begriffe schon weitgehend klären oder doch zumindest leichter beantworten.

XNP ist eine Plattform zum Betrieb und zur Integration von (Fach-) Softwaremodulen. An dieser Stelle von einem Betriebssystem zu sprechen, wäre gewagt und technisch falsch. Dennoch leistet XNP für die Fachverfahren der Bundesnotarkammer etwas durchaus ähnliches: Es ist das Fundament, auf dem die eigentliche Anwendungssoftware, die Fachmodule, betrieben werden. Die Fachmodule sind einerseits weitgehend unabhängig voneinander – also eigenständige Module. Andererseits ermöglicht die Integration in XNP eine hohe Interoperabilität dort, wo diese erforderlich ist.

XNotar ist heute ein Kunstbegriff, unter dem die beiden XNP-Module HR (Handelsregister) und GB (Grundbuch) zusammengefasst werden. Beide sind technisch voneinander unabhängig und werden als XNotar sichtbar, wenn z.B. eine Handelsregisteranmeldung aus einer Notariatssoftware an das Handelsregister-Modul übergeben wird.

XNP – Was ist das?

Stellen wir uns XNP also wie ein Fundament vor, auf dem einzelne Fachanwendungen als unabhängige Module wie Bausteine aufbauen können. Die Idee ist, dass jede Notarin bzw. jeder Notar sich die Module auf diesem XNP-Fundament so zusammenstellen kann, wie er oder sie es für die Aufgaben im eigenen Notariat benötigt.

Auch für die Nutzung von beN – das auch ganz ohne XNP genutzt werden kann – wurde ein Modul in XNP bereitgestellt, über das beispielsweise direkt auf den eigenen Posteingang und Postausgang zugegriffen werden kann. Andere, ebenfalls in der XNP-Basisanwendung integrierte Fachanwendungen können wiederum schnell und unkompliziert Nachrichten mittels beN versenden und empfangen.

Darüber hinaus ermöglicht XNP durch Verwendung von „Reitern“ das parallele Arbeiten an verschiedenen Vorgängen und verschiedenen Modulen. Das Wechseln zwischen den Reitern ist dabei ebenso unkompliziert, als würden Sie in ihrem Webbrowser einen anderen Tab auswählen.

XNP bietet unter anderem folgende Verbesserungen:

1. Als webbasierte Software ist XNP mitsamt den darauf aufsetzenden Modulen grundsätzlich betriebssystemunabhängig. Das erleichtert den praktischen Einsatz und verringert den Aufwand für Wartung und Weiterentwicklung.
2. Die Zugriffssicherheit steigt, weil eine Anmeldung an die XNP-Basisanwendung stattfinden muss – wahlweise mit Benutzernamen und Passwort oder mit Signaturkarte.
3. Nach Anmeldung stellt XNP eine Startseite zur Verfügung, auf der auch solche Fachverfahren verlinkt sind, die nicht Module in XNP sind (wie zum Beispiel das Zentrale Testamentsregister und das Zentrale Vorsorgeregister). Mit nur einem Klick findet eine direkte Weiterleitung statt, ohne dass eine erneute Eingabe von Anmeldedaten erforderlich ist.
4. Es kann an beliebig vielen Arbeitsplätzen im Notariat parallel in XNP und seinen Modulen gearbeitet werden.
5. Darüber hinaus müssen Softwareupdates i.d.R. nicht mehr manuell durchgeführt werden, sondern können dank Internetanbindung zentral durch die Administratoren der Bundesnotarkammer initiiert werden. Sie müssen also im Normalfall bei Softwareupdates selbst nichts tun und greifen immer auf die aktuelle Anwendungsversion zu.

Wie fügt sich XNotar in XNP ein?

Wie schon der Vorgänger, stellt das neue XNotar alle benötigten Funktionen für die Erstellung und Verarbeitung von Handelsregisteranmeldungen und Grundbuchanträgen bereit und vereint die beiden Bausteine (resp. „Module“) „Handelsregister“ und „Grundbuch“ auf dem Fundament XNP. Beide Module sind wiederum an das besondere elektronische Notarpostfach beN angebunden und kommunizieren hierüber mit den Gerichten. So kann z.B. die Rückmeldung eines Gerichts im Modul „Handelsregister“ bzw. „Grundbuch“ automatisiert dem betreffenden Vorgang zugeordnet werden. Der Bearbeitungsstatus des Vorgangs wechselt dann ohne weiteres Zutun beispielsweise von „Versendet“ zu „Rückmeldung prüfen“.

Was ändert sich?

Mit seiner neuen Konzeption und seiner Eingliederung in die XNP-Basisanwendung enthält das neue XNotar neben einer modernen Nutzeroberfläche eine Reihe von arbeitserleichternden Änderungen:

Übersichten:

Die Module „Handelsregister“ und „Grundbuch“ stellen jeweils eine Übersicht der gespeicherten Vorgänge zur Verfügung. So können Sie sich einen Überblick verschaffen, einzelne oder mehrere Vorgänge parallel öffnen, bearbeiten oder drucken. Mittels Such- und Filteroptionen können Sie die Übersichten auch auf bestimmte Vorgänge einschränken, z.B. auf alle Vorgänge, für die eine Rückmeldung vom Gericht im beN eingegangen ist und zugeordnet werden konnte.

Notarvertretungen:

Notarvertretungen können einmalig und zentral in der Basisanwendung hinterlegt werden. Alle notwendigen Informationen werden dann automatisch an alle relevanten Stellen wie Anschreiben und Beglaubigungsvermerke weitergereicht, ohne dass Sie noch einmal etwas manuell anpassen müssen.

Wiederverwendung von Beteiligten:

XNotar merkt sich die in den Vorgängen gespeicherten beteiligten Personen und Organisationen. Die Wiederverwendung, ohne erneute Eingabe aller Daten, wird durch eine integrierte Suchfunktion möglich.

Berücksichtigung der Notwendigkeit von Beglaubigungsvermerken:

Eine Validierung unterstützt Sie dabei, alle für einen Vorgang erforderlichen Dokumente und Daten zu erfassen. Neu ist, dass nun auch die Notwendigkeit und das Vorhandensein eines Beglaubigungsvermerks an einem Dokument in der Validierung berücksichtigt wird.

Was ist kostenpflichtig, was nicht?

Links

Online-Hilfe zu XNP: https://onlinehilfe.bnotk.de

Dort finden Sie auch Videos zu Handelsregister und Grundbuch: https://onlinehilfe.bnotk.de/pages/viewpage.action?pageId=47876368#Erkl%C3%A4rvideos-videoxnp

Ein Beitrag der Westernacher Solutions GmbH – Hersteller der Notariatssoftware NOAH.