Effektive Nutzung und Verarbeitung von Vorhandenen Daten: Chancen und Herausforderungen

In unserer heutigen digitalisierten Welt ist der Zugang zu Daten einfacher und umfangreicher denn je zuvor. Unternehmen, Organisationen, Behörden und Einzelpersonen verfügen über riesige Mengen an Daten, die potenziell wertvolle Weiterverarbeitung neben interessanten Einblicken bieten können. Die Fähigkeit, vorhandene Daten effektiv zu nutzen und zu verarbeiten, ist zu einer wichtigen Quelle für Fortschritt, Wettbewerbsvorteil und zum Zwecke des wirtschaftlichen Arbeitens auch im notariellen Bereich geworden.

So können wir bereits im Notariat vorhandene Daten sinnvoll und effektiv nutzen, um fehlerfreies Arbeiten durch reine Verarbeitung zu gewährleisten. In diesem Beitrag beleuchten wir die Chancen und Herausforderungen im Zusammenhang mit der Nutzung und Verarbeitung vorhandener Daten.

Vielfach stehen Daten bereit:

  • Im elektronischen Grundbuch XML-Daten
  • Im Handelsregister der strukturierte Inhalt in Form der XML-Daten
  • Personenbezogene Daten von Personaldokumenten durch Erfassung mittels Ausweisscanner
  • Angaben der Beteiligten zum gesamten Urkundenverfahren in eigens erstellten Formularen mit anschließender Übernahme der Daten in die genutzte Notariatssoftware

Chancen

Fehlerfreies Arbeiten: Durch die Übernahme vorhandener Daten können Fehler vermieden werden, es sei denn, die Grunddaten sind real völlig unzutreffend. Dienstleistungsorientiertes zügiges Arbeiten ist gewährleistet.

Innovation: Die Nutzung vorhandener Daten kann den Weg für neue Module in XNP und auch vorhandener Notariatssoftware durch Übernahme und Weiterverarbeitung ebnen.

Personalisierung: Personen bezogene Daten ermöglichen eine personalisierte Interaktion mit den Beteiligten. Zum jetzigen Zeitpunkt noch häufig fehler behaftete Daten, wie z.B. E-Mail-Adressen, können durch reine Datenverarbeitung nicht geschehen.

Effizienzsteigerung: In verschiedenen Branchen können Daten zur Optimierung von Prozessen genutzt werden. Durch den Abruf von XML-Daten und anschließender Weiterverarbeitung erfolgt eine weitaus zügigere Arbeitsweise mit weniger Fehlern als bislang. Dies betrifft ebenso die in Formularen bereitgestellten Daten der Beteiligten direkt zum Zwecke der Übernahme im Notariat für verschiedene Vorgänge.

Herausforderungen

Datenqualität: Die Nutzung von Daten setzt voraus, dass diese von hoher Qualität sind. Fehlerhafte oder unvollständige Daten können zu falschen Schlussfolgerungen und Entscheidungen führen.

Datenschutz und Sicherheit: Der Umgang mit vorhandenen Daten erfordert strenge Maßnahmen zum Schutz der Privatsphäre und Sicherheit der Daten. Datenschutzverletzungen können zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen.

Datenvielfalt und -komplexität: Daten können aus verschiedenen Quellen stammen und in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Die Integration und Verarbeitung dieser vielfältigen Daten kann komplex sein.

Mangelnde Fachkenntnisse: Die Sichtung und Verarbeitung von Daten erfordert Fachkenntnisse im Bereich des Notariats, die Datenanalyse und maschinellem Lernen. Der Mangel an qualifizierten Fachleuten kann eine Herausforderung darstellen.

Fazit

Die Nutzung und Verarbeitung vorhandener Daten bietet eine Fülle von Chancen. Durch die Nutzung ist ein effizienteres und sichereres Arbeiten gewährleistet. Dennoch müssen die Herausforderungen, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Datenqualität, sorgfältig angegangen werden. Mit einer ausgewogenen Herangehensweise können wir das volle Potenzial der vorhandenen Daten nutzen, um auch im Notariat positive Veränderungen zu bewirken.

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Hinweise zur Nutzung von Zoom

Bitte richten Sie sich zeitlich so ein, dass Sie sich einige Minuten vor dem Start des Video-Calls / Videomeetings bereits im meeting-Raum befinden. Dies ist im eigenen Interesse wichtig, um eventuelle technische Probleme frühzeitig lösen zu können.

Insbesondere bei der Einwahl via Telefon kann dies einen Moment länger dauern.

So funktioniert es:

Nach erfolgter Buchung erhalten Sie eine Bestätigung zur Buchung und die Rechnung zu Ihrer Buchung im PDF Format an die bei der Buchung verwendete E-Mail-Adresse. Die Rechnung ist zusätzlich in Ihrem Nutzuer-Konto hinterlegt und somit jederzeit abrufbar. Die Zugangsdaten zum Webinar sind in Ihrem Nutzerkonto hinterlegt, so dass Sie sich bequem von jedem Ort einloggen können. Den Einwahl-Link erhalten Sie auch noch einmal mit der Erinnerung zum Webinar.

Bitte richten Sie sich zeitlich so ein, dass Sie sich einige Minuten vor dem Start des Online-Webinars bereits im meeting-Raum befinden. Dies ist im eigenen Interesse wichtig, um eventuelle technische Probleme frühzeitig lösen zu können. Insbesondere bei der Einwahl via Telefon erfordert dies einen Moment länger.

Hören und Sehen

Gerne können Sie Ihre Audio- und Videoqualität vor dem Webinar selbständig testen. Dies erfolgt durch Anwahl des Buttons:

So können Sie auch sicherstellen, dass Sie zum Hören den korrekten Audioausgang gewählt haben, falls Sie die Lautsprecher gewechselt haben sollten (z.B. vom Headset zu einem Raum-Lautsprecher).

Während des Webinars sind alle Teilnehmer stumm geschaltet, Sie hören und sehen lediglich den Referenten nebst seiner Präsentation. Die Darstellung der Präsentation nebst dem Referenten bestimmt jeder Teilnehmer selbst anhand des von ihm genutzten Bildschirms.

Eine Webcam ist für die Teilnahme nicht erforderlich.

Fragenstellung

Ihre Fragen können Sie jederzeit stellen. Dies ist unter Nutzung der Funktion F&A (Fragen und Antworten) möglich. Öffnen Sie sich bestenfalls dieses Fenster bereits an Ihrem PC zum Webinarbeginn. Ihre Fragen sehen die anderen Teilnehmer nicht, da diese online-beantwortet werden.

Technische Voraussetzungen

Es sind keine besonderen technischen Voraussetzungen erforderlich. Sie benötigen:

  • PC oder Laptop mit einem aktuellen Browser
  • stabile Internetverbindung
  • Headset, Kopfhörer und/oder Lautsprecher – Teilnahme via Telefon ist auch möglich

Bereits vor Teilnahme können Sie die Funktionalität Ihrer Geräte testen (s. hierzu auch den oberen Abschnitt). Parallel können Sie hierfür auch die Seite von ZOOM: Funktionstest ZOOM  nutzen und können sich auch direkt auf der ZOOM-Seite zum Beitritt und Ablauf des meetings informieren unter Teilnahme am ZOOM-meeting

Die Nutzungsbedingungen von Zoom finden Sie zum Nachlesen hier: https://zoom.us/de-de/terms.html.html

Die Datenschutzbestimmungen finden Sie hier: https://zoom.us/de-de/privacy.html

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