„Safety first“, das kennen wir alle. Genau hierauf kommt es noch mehr an, denn sobald zukünftig in den neuen Prozessen ein Fehler unbemerkt ist oder nicht sofort beseitigt wird, ist die Gefahr groß, dass
- falsche Daten in die Verzeichnisse aufgenommen werden,
- fehlerhafte Urschriften oder andere Dokumente eingestellt und/oder auch dem falschen UVZ-Eintrag zugeordnet werden,
- das elektronische Dokument zur weiteren Bearbeitung nicht verwendet werden kann aufgrund Fehlern,
- die Geräte (Hardware) nicht den Anforderungen entsprechen, und die Beweiskraft von online eingestellten Dokumenten nicht gegeben wäre.
Die Verfahrensdokumentation ist genau deswegen ein absolutes MUSS!
Die Bundesnotarkammer hat hier eine sehr hilfreiche Vorlage bereitgestellt, die jeder Amtsträger nutzen kann. Sie sollte individuell abgeändert werden, und dient der Einfachheit halber als Grundlage.
Beim Ausfüllen sollten die Abläufe innerhalb des Notariatsbüros schon aufgestellt und erprobt sein, denn die Gefahr ist groß, sehr unüberlegt eine Verfahrensdokumentation abzufassen, die das Team nicht tragen kann und die sich keinesfalls in den Büroablauf integriert. Besser ist es, Prozesse in Ruhe zu überdenken und bestenfalls auch Zuständigkeiten umzuverteilen, wenn Stärken und Schwächen von Mitarbeitern bekannt sind.
