Elektronisch oder in papiergebundener Form?
Diese Gretchenfrage hat sich ein Amtsträger heutzutage zu stellen, und genau an dieser Stelle obliegt es selbstverständlich der inneren Organisation, ob diese in moderner und elektronischer Form oder doch lieber in originär papiergebundener Form geführt wird. Hierbei spielt es keine Rolle, wie viele Bände die Generalakte des Notars umfassts Fakt ist, dass es jahrgangsweise zu erfolgen, also eine Umstellung mitten in einem Jahr ist nicht möglich. Die rechtlichen Vorgaben sind in §§ 46 und 47 NotAktVV sehr transparent dargestellt.
Das Herzstück des Notars
Sie ist ein erster Eindruck bei der Geschäftsprüfung und leider sehr häufig noch immer nicht vollständig. Die Vorgaben für die erforderlichen Inhalte sind klar geregelt in §§ 46, 47 NotAktVV. Somit findet sich in diesem Vorschriften, welche Inhalte die Generalakte zu enthalten hat und wie sie geführt werden kann.
Neben der Freiheit die Generalakte nach Sachgebieten oder Jahren zu sortieren, besteht die Möglichkeit der papiergebundenen oder digitalen Aktenführung. Stets werden es mehrere Bände sein, die die Generalakte umfasst, denn allein der Umfang der Verfahrensdokumentation mit rund 45 Seiten und den zugehörigen Anlagen nimmt einigen Raum ein. Ob diese also in Farben und unterschiedlichen Aufklebern oder in elektronischen Bänden sortiert sind spielt eine nachgeordnete Rolle.
Die inhaltliche Problematik kommt offenbar durch die vielen Neuerungen in den letzten Jahren. Neben den uns bislang bereits bekannten Rubriken sind zwischenzeitlich eine Vielzahl von Dokumenten, insbesondere zur Einhaltung der DSGVO und anderer Vorschriften, die den Schutz von personenbezogenen Daten regeln, aufzunehmen. Der Notar hat stets sicherzustellen, dass sämtliche in der Akte enthaltenen Informationen korrekt und vollständig sind, und dass sie nur zu den rechtmäßigen Zwecken verwendet werden.
Auch die erforderlichen Dokumente im Bereich des GwG nehmen einen großen Umfang ein, dienen sie als ein wichtiges Instrument zur Verhinderung von Betrug und Missbrauch, hier im Bereich der Kontrolle durch die Dienstaufsicht, ob dies ein Amtsträger auch ordnungsgemäß durchführt. Der Notar ist gesetzlich verpflichtet, sicherzustellen, dass alle Transaktionen rechtmäßig und im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften durchgeführt werden. Diese Dokumente im GwG-Bereich dienen also dem Nachweis, dass der Notar seine Pflichten erfüllt hat und alle relevanten Informationen gesammelt und aufbewahrt hat.
Der digitale Sektor und somit notwendige weitere neue Dokumente rühren u.a. aus der elektronischen Aktenführung. Umfangreiche Herstellerbescheinigungen sowie Auftragsdatenverarbeitungsverträge haben gleichermaßen in der Generalakte abgelegt zu werden.
Bislang nirgends aufgeführt ist als wichtiger und elementarer Bestandteil einer Generalakte die Verfahrensdokumentation. Aber auch in Ermangelung bislang nicht in den Rechtsnormen enthaltener Listung ist sie als Bestandteil der Generalakte anzunehmen und wird selbstverständlich in den turnusmäßigen Geschäftsprüfungen von den prüfenden Richtern erbeten. Sinnvoll wäre es, dass es hierzu für die Verfahrensdokumentation einen eigenenständigen Band gäbe, da mit häufigen Änderungen zu rechnen ist. Einen kurzen Überblick zur Führung und den Inhalten gibt das Youtube-Video vom 08.08.2023 wieder.
Eine Checkliste zu den erforderlichen Inhalten der Generalakte haben wir bereitgestellt, damit diese auch bei Ihnen vollständig ist. Für das äußerer Erscheinungsbild gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Schauen Sie am besten gleich hier und wählen Sie die Checkliste “Generalakte”, damit auch ein Mitarbeiter aus Ihrem Team Sie maximal unterstützen kann und für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft und einer entsprechenden Komplettierung der Generalakte im Bedarfsfall sorgen kann.
